PowerPoint資料の構成についてお探しですね。
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プレゼン資料、いきなりパワポ開いてない?それ、失敗のもとです
プレゼン資料を作るとき、パソコンを開いてすぐにPowerPointを起動して、「どの背景にしようかな」「このフォントかわいいな」なんて選んでいませんか?実は、それこそが「伝わらない資料」を作ってしまう一番の原因なんです。
相手の心を動かすプレゼンで大切なのは、スライドのデザインじゃありません。
デザインはあくまで「脇役」。
本当の主役は、資料を作る前にしっかり考えた「構成」と「シナリオ」なんです。
この記事では、パソコンを開く前にやるべき準備について、わかりやすく解説していきます。
デザインより大事!プレゼンは「準備8割」で決まる
多くの人がやりがちなのが、見た目をキレイにすることやアニメーションを作ることに時間をかけすぎてしまうこと。
でも、どんなに美しいスライドを作っても、話の筋が通っていなかったり、言いたいことがはっきりしていなければ、聞いている人の心には何も残りません。
家づくりに例えてみましょう。
PowerPointでの作業は「内装工事」みたいなもの。
その前の構成やシナリオ作りは「基礎工事」や「設計図」です。
基礎がグラグラの家に豪華な家具を置いても、誰も住みたくないですよね。
それと同じで、話の組み立てがバラバラな資料を、デザインでごまかすことはできないんです。
プレゼンが上手な人は、みんな「準備」に時間の8割を使っています。
ここでいう準備とは、パソコンに向かう時間じゃなくて、ノートやホワイトボードを使って情報を整理して、じっくり考える時間のこと。
– 聞く人は誰なのか
– 最終的にどんな行動をとってほしいのか
– そのために必要な情報は何か
こういったことをしっかり言葉にして、何を伝えて何を省くかを決めていく。
これがプレゼン資料作りの本当の仕事です。
スライドを作るのは、考えた内容を「見える形」にするだけの作業。
そう考え方を変えることが、人を動かす資料作りの第一歩になります。
「誰に」「何を」してほしい?目的とターゲットをハッキリさせよう
良いシナリオを作るためには、まずプレゼンの「目的(ゴール)」と「聞く人(ターゲット)」をできるだけ具体的にすることから始めます。
目的というのは、単に「企画を説明する」とか「報告する」じゃダメなんです。
説明を聞いた後、相手にどんな気持ちになってほしいのか、具体的にどんな行動をとってほしいのか、という「変化」を決めることが大切です。
たとえば、「新商品の魅力を知ってもらう」ではなく、「他社の商品から乗り換えを検討してもらう」とか「来期の予算にOKのハンコを押してもらう」みたいに、具体的でわかりやすいゴールを設定しましょう。
それから、聞く人のことも詳しく考えます。
役職や決定権があるかどうかはもちろん、その人が今どんな悩みを抱えているか、プレゼンにどれくらい興味があるか、専門知識をどれくらい持っているかまで想像してみます。
相手が結論だけをパッと知りたい社長なのか、データや根拠をじっくり見たい現場の人なのかで、使う言葉も話の組み立ても全然違ってきます。
自分が伝えたいことを一方的に話すんじゃなくて、「相手が知りたいこと」と「相手にとってのメリット」を中心に考える。
そうすることで、初めて「自分のこと」として聞いてもらえるシナリオができあがります。
論理と感情を操る!場面別おすすめの話の組み立て方
ターゲットと目的が決まったら、次は情報をどんな順番で伝えるかという「骨組み」を決めます。
ビジネスで使える代表的な「型」をいくつか紹介しますね。
状況に応じて使い分けることで、資料の説得力がグッと上がります。
PREP法(プレップ法)
一番使いやすくて、説得力を強めたいときに効果的なのが「PREP法」です。
1. **結論(Point)** を最初に言う
2. **理由(Reason)** を説明する
3. **具体例(Example)** で補強する
4. もう一度**結論(Point)** で締める
この組み立ては、論理的にしっかり伝えたい提案や商談で強力な武器になります。
SDS法(エスディーエス法)
短い時間で報告するときや、結論を手短に伝えたいときには「SDS法」が便利です。
1. **要約(Summary)** でざっくり伝える
2. **詳細(Details)** で詳しく説明する
3. もう一度**要約(Summary)** でまとめる
情報の全体像を素早く伝えられます。
DESC法(デスク法)
お願いごとをするときや、言いにくい問題を提起して解決策を提案する場合には「DESC法」がおすすめです。
1. **状況説明(Describe)** 客観的な事実を述べる
2. **感情表現(Express)** 自分の意見や気持ちを伝える
3. **解決提案(Suggest)** 解決策を提案する
4. **選択肢提示(Choose)** 結果や選択肢を示す
相手の気持ちに配慮しながら、建設的な話し合いに持っていけます。
どの場面でどれを使う?
**PREP法が向いている場面**
– 新しいプロジェクトの提案
– 予算を獲得するプレゼン
– 採用面接
**SDS法が向いている場面**
– 進捗報告
– 朝礼でのスピーチ
– 自己紹介
– ニュースリリース
**DESC法が向いている場面**
– 業務改善のお願い
– 価格交渉
– トラブル対応
– 部下へのフィードバック
感情の動きも設計しよう
これらの型を使いながら、聞いている人の感情の変化も意識することが大切です。
人は理屈で納得して、感情で動く生き物です。
ただ事実を並べるだけじゃなくて、まず今の問題点(マイナスの部分)を見せて共感してもらい、そこから解決策で得られる理想の未来(プラスの部分)を見せる。
この「ギャップ」を作ることで、ストーリーにドラマが生まれます。
聞いている人の「これを解決したい!」「この未来を手に入れたい!」という気持ちを刺激できるんです。
パソコンを開く前に!「絵コンテ」を作ろう
話の組み立てが決まっても、まだPowerPointは開きません。
最後にやるべきことは、紙とペンを使った「絵コンテ(構成案)」作りです。
いきなりパソコンで作業を始めると、どうしても文字の位置や図形の色調整といった細かいことに気を取られて、全体の流れを見失いがちになります。
手書きのノートや付箋、コピー用紙などを使って、スライド1枚1枚に何を書くのか、見出し(メッセージ)と要素(グラフや画像)のラフスケッチを描いていきます。
この段階で、全体のストーリーにおかしなところがないか、情報が足りないところや多すぎるところがないかをチェックします。
「1スライド・1メッセージ」の鉄則
絵コンテを作るときに絶対守ってほしいルールが、「1スライド・1メッセージ」です。
1枚のスライドに詰め込む情報は、1つの主張だけに絞ります。
あれもこれもと情報を詰め込むと、結局何が言いたいのか伝わらず、聞いている人が混乱してしまいます。
各スライドには必ず「このページで言いたいことはこれ!」というキーメッセージを一行で書いて、その根拠になるデータや図を配置するという構造にします。
手書きの段階でスライドの枚数や流れが完全に決まっていれば、いざPowerPointを開いたときの作業は単なる「清書」になります。
迷わず短時間で、質の高い資料を完成させることができるんです。
まとめ
プレゼン資料作りは、デザインじゃなくて準備が9割。
パソコンを開く前に、じっくり考える時間を取ることが成功への近道です。
ぜひ試してみてくださいね!
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